Tips voor live en online vergaderingen met blinden en slechtzienden

In een wereld die steeds meer afhankelijk is van digitale communicatie en samenwerking, spelen vergaderingen een cruciale rol in het bedrijfsleven, onderwijs, non-profitorganisaties en meer. Voor mensen met een visuele beperking kunnen vergaderingen zowel in persoon als online uitdagingen met zich meebrengen. Toegankelijkheid staat centraal bij het zorgen dat iedereen effectief kan deelnemen aan vergaderingen en dat niemand wordt buitengesloten van belangrijke informatie en discussies. In deze tekst vind je meer informatie en tips over live en online vergaderingen, zowel voor blinden en slechtzienden als voor organisatoren. Iedereen heeft wel unieke uitdagingen, behoeften, voorkeuren en wensen, dus niet alle tips uit deze tekst zijn voor alle blinden en slechtzienden van toepassing. Open communicatie is hierbij de sleutel tot een succesvolle vergadering.

Inhoudsopgave

1 Live vergaderingen
2 Online vergaderingen
3 Algemene tips voor organisatoren zowel live als online vergaderingen
4 Meer informatie

Live vergaderingen

Tips voor organisatoren

Live vergaderingen verwijzen naar fysieke bijeenkomsten waarbij mensen in dezelfde ruimte samenkomen. Hier zijn enkele toegankelijkheidsfuncties die nuttig zijn voor blinden en slechtzienden:

Fysieke toegankelijkheid: Zorg ervoor dat de vergaderlocatie toegankelijk is en dat er geen fysieke obstakels zijn waar deelnemers met een visuele beperking over kunnen struikelen.
Geen achtergrondlawaai: Minimaliseer achtergrondgeluiden, zoals achtergrondmuziek.
Toegankelijke presentaties: Als er visuele presentaties worden gebruikt, zorg dan voor tekstuele beschrijvingen van grafieken en afbeeldingen. Gebruik ook een duidelijk en contrastrijk lettertype.
Agendapunten: Zorg voor een overzichtelijke agenda met de belangrijkste onderwerpen die worden besproken, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden.
Voorstelrondje: Begin iedere vergadering met een voorstelrondje, waarbij deelnemers zichzelf kort voorstellen. Dit helpt om te weten wie er aanwezig is.
Duidelijke communicatie: Zorg ervoor dat mensen niet door elkaar heen praten en moedig duidelijke, beknopte communicatie aan.
Vermeld je naam: Wanneer je spreekt, stel jezelf dan (eventueel) kort voor om aan te geven wie er aan het woord is. Dit helpt blinden en slechtzienden om de spreker te herkennen.
Verlichting: Zorg voor voldoende verlichting in de vergaderruimte.
Stopcontacten: Zorg voor toegang tot stopcontacten voor deelnemers die hun laptop of andere hulpmiddelen zoals een memorecorder moeten opladen.
Aanwezigheidsinformatie: Vertel regelmatig wie er in de vergaderruimte is en wie er is vertrokken om iedereen op de hoogte te houden.

Tips voor mededeelnemers

Respecteer de voorstelronde: Begin de vergadering met een voorstelronde waarbij deelnemers zichzelf kort voorstellen. Dit helpt blinde en slechtziende personen om te weten wie er aanwezig is en wie er aan het woord is.
Spreek duidelijk en beknopt: Als je spreekt, zorg dan voor duidelijke en beknopte communicatie. Vermijd het door elkaar praten, en wacht op je beurt om te spreken.
Vermeld je naam: Wanneer je begint te spreken of antwoord geeft op een vraag, noem dan je naam om anderen te helpen te weten wie er aan het woord is.
Beschrijf visuele elementen: Als er visuele elementen in de vergaderzaal zijn, zoals een presentatie, een whiteboard of een flip-over, beschrijf deze dan indien nodig. Bijvoorbeeld: “Op het whiteboard staat een lijst met actiepunten.”
Help met documenten: Als er documenten worden uitgedeeld, zoals hand-outs of notities, bied dan hulp aan bij het lezen of uitleggen van de inhoud aan deelnemers met een visuele beperking.
Voorlezen van visuele informatie: Als er belangrijke informatie wordt getoond op een scherm of presentatie, vraag dan of iemand bereid is om de informatie voor te lezen.
Wees geduldig: Mensen met een visuele handicap hebben mogelijk meer tijd nodig om te reageren of vragen te stellen. Wees geduldig en respecteer hun tempo.
Voorbereid zijn: Als je weet dat er deelnemers met visuele beperkingen aanwezig zullen zijn, bereid dan documenten voor in toegankelijke formaten, zoals braille of grootletterdruk, indien mogelijk.
Geef mondelinge feedback: Als er een stemming is of als deelnemers hun mening moeten geven door handopsteking, geef dan mondeling feedback, zoals “Ik ben voor.”
Bied hulp aan indien nodig: Als je ziet dat iemand met een visuele beperking hulp nodig heeft, bied dan je hulp aan. Dit kan variëren van het begeleiden naar de juiste plek in de vergaderzaal tot het voorlezen van aantekeningen.

Tips voor blinden en slechtzienden

Braille of grootletterdocumenten: Als je zelf gebruikmaakt van braille of grootdruk, breng dan je eigen documenten mee.
Hulp in de zaal: Als je live vergadert, vraag dan of er iemand beschikbaar is om je te helpen indien nodig, zoals het voorlezen van visuele informatie.
Screenreaders en spraakondersteuning: Gebruik screenreaders (schermuitleesprogramma’s) zoals VoiceOver (iOS), TalkBack (Android), NVDA (Windows), ZoomText, Supernova of JAWS (Windows) om de inhoud op je apparaat toegankelijk te maken.
Oefening baart kunst: Word vertrouwd met de toetsenbordsneltoetsen en spraakcommando’s van het gebruikte vergaderplatform. Dit maakt je deelname soepeler.
Voorbereiding: Vraag van tevoren om vergaderdocumenten en presentaties in toegankelijke formaten, zoals tekst of braille.
Test vooraf: Doe eventueel een proefvergadering om ervoor te zorgen dat je technologie correct werkt en dat je vertrouwd bent met de interface.
Gebruik een headset: Voor een betere audio-ervaring is het gebruik van een hoofdtelefoon of oordopjes met ruisonderdrukking handig.
Onderbreek niet: Als je een vraag wilt stellen of wilt bijdragen aan de discussie, gebruik dan de chatfunctie of wacht op je beurt om te spreken.
Educatie en feedback: Blijf op de hoogte van de nieuwste toegankelijkheidsfuncties en geef feedback aan vergaderplatforms om verbeteringen aan te moedigen.

Online vergaderingen

Tips voor organisatoren

Kies een toegankelijk platform: Gebruik een videoconferentieplatform dat toegankelijk is voor screenreaders, zoals Zoom, Microsoft Teams, of Google Meet. Zorg ervoor dat de laatste versies van deze platforms voldoen aan de toegankelijkheidsnormen. Eventueel kan gebruik gemaakt worden via andere vormen van beeldbellen.
Stel agenda’s en documenten vooraf beschikbaar: Deel vergaderagenda’s en relevante documenten ruim van tevoren, bij voorkeur in toegankelijke formaten zoals Word of tekst. Dit geeft deelnemers de kans om zich voor te bereiden.
Bied eventueel training aan: Geef deelnemers en sprekers een korte training over hoe ze de toegankelijkheidsfuncties van het gekozen platform kunnen gebruiken.
Gebruik duidelijke taal en beeldbeschrijvingen: Spreek duidelijk en beknopt. Beschrijf visuele elementen en deelnemers wanneer dat nodig is, zoals “De grafiek toont een stijgende trend” of “Nu spreekt Erwin.”
Kies een eenvoudige achtergrond: Een heldere, niet-afleidende achtergrond is ideaal voor slechtziende personen. Vermijd drukke of veranderende achtergronden.

Tips voor mededeelnemers

Gebruik een hoofdtelefoon: Door een koptelefoon te gebruiken, kun je je concentreren op de audio van de vergadering zonder afleiding.
Gebruik een goede microfoon: Een hoogwaardige microfoon helpt om gesprekken duidelijker te horen en feedback te minimaliseren.
Gebruik sneltoetsen: Leer de sneltoetsen van het videoconferentieplatform, zoals het dempen/ondempen van je microfoon, deelname aan de chat of het ophangen van een oproep. Dit maakt deelname efficiënter.
Vermeld je naam: Als je spreekt, noem dan je naam om anderen te helpen te weten wie er aan het woord is.
Gebruik een goede internetverbinding: Een stabiele internetverbinding voorkomt vertragingen in audio of video.
Wees geduldig: Soms kan het wat langer duren voordat een deelnemer met een visuele beperking antwoordt of een vraag stelt. Geef iedereen de tijd om deel te nemen.

Tips voor blinden en slechtzienden

Online vergaderingen via platforms zoals Zoom, Microsoft Teams of Google Meet kunnen toegankelijk zijn. Hier zijn enkele belangrijke functies:

Schermdeling en aanwijzer: De mogelijkheid om schermen te delen is nuttig voor presentaties. Er moet echter een optie zijn om een aanwijzer te gebruiken die hoorbaar is voor blinden en slechtzienden.
Spraak-naar-tekst en tekst-naar-spraak: Integreer software voor spraak-naar-tekst en tekst-naar-spraak om gesproken woorden om te zetten in geschreven tekst en omgekeerd. Dit helpt bij het communiceren van geschreven informatie voor slechtzienden.
Toetsenbordsneltoetsen: Bied toetsenbordsneltoetsen aan voor het beheren van de online vergadering, zoals het dempen van de microfoon, het delen van het scherm en het navigeren door deelnemerslijsten.
Alternatieve communicatiekanalen: Bied alternatieve communicatiekanalen aan, zoals een chatvenster, voor deelnemers om vragen te stellen of opmerkingen te plaatsen zonder het gesprek te onderbreken.
Toetsenbordsneltoetsen: Leer de toetsenbordsneltoetsen voor het vergaderplatform dat wordt gebruikt. Dit maakt navigeren eenvoudiger.
Screenreader software: Maak gebruik van een screenreader zoals VoiceOver (iOS) of TalkBack (Android) om de gesproken informatie op je apparaat toegankelijk te maken.
Test vooraf: Doe een proefvergadering om er zeker van te zijn dat je technologie correct werkt en dat je vertrouwd bent met de interface.
Aanwezigheidsmeldingen: Geef vooraf aan dat je deelneemt aan de vergadering en vraag anderen om zichzelf kort voor te stellen voordat ze spreken. Dit helpt je te weten wie er aan het woord is.
Chatfunctie: Als het platform een chatfunctie heeft, gebruik deze dan om vragen te stellen of opmerkingen te plaatsen zonder het gesprek te onderbreken.

Algemene tips voor organisatoren zowel live als online vergaderingen

Goede verlichting: Zorg voor voldoende verlichting in de vergaderruimte tijdens fysieke vergaderingen en gebruik goed contrast voor visuele presentaties.
Minimaal achtergrondgeluid: Minimaliseer achtergrondgeluiden zoals achtergrondmuziek, zodat je de sprekers beter kunt horen.
Toegankelijke documenten: Als je de organisator bent, zorg er dan voor dat alle documenten toegankelijk zijn, met beschrijvingen van grafieken en afbeeldingen.
Geduld en respect: Heb geduld en respect voor de alle deelnemers, ook mensen met een visuele beperking. Het kan even duren voordat ze hebben gereageerd of informatie hebben gevonden.
Feedback: Als organisator, sta je best open voor feedback en suggesties om de toegankelijkheid van vergaderingen te verbeteren.

Meer informatie

Deel dit:

Advertenties

Laatst bijgewerkt op 19 februari 2024 – 18:41

Tewerkstelling