Documenten klasseren door blinden en slechtzienden

Klasseren, het organiseren en rangschikken van documenten, is een alledaagse taak die in veel aspecten van het leven voorkomt, van school tot werk en persoonlijke administratie. Voor mensen met een visuele beperking kan klasseren echter een uitdaging vormen. In dit artikel komen de specifieke uitdagingen aan bod die blinde en slechtziende personen tegenkomen bij het klasseren en hoe ze deze uitdagingen kunnen overwinnen met behulp van aanpassingen, hulpmiddelen en allerlei tips.

Uitdagingen bij het klasseren

Het klasseren van documenten vereist visuele informatie die vaak ontoegankelijk is voor mensen met een visuele beperking. Hier zijn enkele van de belangrijkste uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd:

Documenten lezen en herkennen

Documenten kunnen lezen en herkennen is van cruciaal belang voor het succesvol klasseren van informatie en documentatie. Dit geldt niet alleen voor professionele situaties, zoals op kantoor of in de zakelijke wereld, maar ook voor persoonlijke organisatie, zoals het bijhouden van belangrijke documenten thuis.

Voor mensen met een visuele beperking kunnen de uitdagingen rond het lezen en herkennen van documenten aanzienlijk zijn. Hier zijn enkele specifieke aspecten van deze uitdagingen:

  • Leesbaarheid van tekst: Vaak wordt tekst op documenten gedrukt in kleine lettertypen die moeilijk te onderscheiden zijn voor slechtziende personen. Zelfs als er tekstvergroting wordt gebruikt, kan dit leiden tot vervorming en een verminderde leesbaarheid.
  • Onduidelijke documenten: Sommige documenten kunnen vervaagde inkt, slechte afdrukken of onduidelijke kopieën bevatten, waardoor het lezen en herkennen van de tekst nog moeilijker wordt.
  • Handschrift en handschriftherkenning: In gevallen waarin documenten met de hand zijn geschreven, kan handschriftherkenning een grote uitdaging vormen. Het ontcijferen van handschrift, vooral als het slordig of onregelmatig is, kan tijdrovend en frustrerend zijn.

Ordenen en rangschikken

Het fysiek ordenen en rangschikken van documenten kan een uitdaging zijn. Hier volgen enkele van de belangrijkste aspecten van deze uitdagingen:

  • Nauwkeurigheid en precisie: Het correct ordenen en rangschikken van documenten vereist een buitengewone mate van nauwkeurigheid en precisie. Een kleine fout kan leiden tot verwarring en moeilijkheden bij het terugvinden van specifieke documenten.
  • Visuele aanwijzingen: Veel traditionele methoden voor het ordenen van documenten maken gebruik van visuele aanwijzingen, zoals kleurcodes, labels en visuele volgordes. Deze aanwijzingen zijn niet direct bruikbaar voor mensen met een visuele beperking.
  • Ruimtelijke organisatie: Het fysiek organiseren van documenten in mappen, lades of archiefkasten vereist een goed gevoel voor ruimtelijke organisatie, iets wat voor mensen met een visuele beperking een extra uitdaging kan vormen.

Labelen en categoriseren

Het labelen en categoriseren van mappen en documenten is een essentieel onderdeel van effectief documentbeheer. Dit proces helpt bij het creëren van een georganiseerde en toegankelijke documentstructuur, waardoor het gemakkelijker wordt om specifieke informatie te vinden en te beheren. Voor mensen met een visuele beperking, zoals blinden en slechtzienden, is het correct labelen en categoriseren van documenten van bijzonder belang, omdat ze vertrouwen op auditieve of tactiele aanwijzingen in plaats van visuele.

Hier zijn enkele belangrijke aspecten van het labelen en categoriseren van documenten:

  • Duidelijke namen: Het toewijzen van duidelijke, beschrijvende namen aan mappen en documenten is van groot belang. Dit maakt het voor de gebruiker gemakkelijker om snel te begrijpen waar een document over gaat zonder visuele inspectie.
  • Logische categorisatie: Documenten moeten op een logische manier worden gecategoriseerd, zodat ze gemakkelijk kunnen worden teruggevonden. Dit kan betekenen dat documenten worden ingedeeld op basis van onderwerp, datum, type of een andere relevante parameter.
  • Consistente structuur: Het handhaven van een consistente en gestandaardiseerde structuur voor het labelen en categoriseren van documenten helpt bij het creëren van een overzichtelijk en gemakkelijk te begrijpen systeem.
  • Gebruik van tactiele labels: Tactiele labels, zoals braillelabels, kunnen worden gebruikt om fysieke mappen te markeren en te categoriseren. Hierdoor kunnen gebruikers de inhoud van de map herkennen zonder deze te openen.
  • Digitale organisatiesoftware: Voor digitale documenten kunnen gespecialiseerde softwareprogramma’s worden gebruikt die zijn ontworpen voor mensen met een visuele beperking. Deze software biedt toegankelijke manieren om documenten te labelen en te categoriseren.
  • Spraakgestuurde categorisatie: Spraakherkenningssoftware kan worden gebruikt om spraakopdrachten te geven voor het categoriseren van documenten. Dit maakt het mogelijk om documenten te verplaatsen naar specifieke mappen of categorieën met gesproken commando’s.
  • Hulp van anderen: Het kan nuttig zijn om hulp te vragen aan vrienden, familieleden of collega’s bij het labelen en categoriseren van documenten, vooral als het om grote hoeveelheden informatie gaat.

Toegankelijkheid van documenten

Toegankelijkheid van documenten speelt een cruciale rol in het succesvol kunnen classificeren en beheren van documenten, vooral voor mensen met een visuele beperking zoals blinden en slechtzienden. Toegang tot documenten in een voor hen begrijpelijke vorm is van essentieel belang om deze taken zelfstandig en efficiënt uit te kunnen voeren.

Hier zijn enkele belangrijke overwegingen met betrekking tot de toegankelijkheid van documenten voor mensen met een visuele beperking:

  • Bestandsindeling: Documenten moeten beschikbaar zijn in een elektronische indeling die compatibel is met spraakherkenningssoftware, screenreaders en andere hulpmiddelen die worden gebruikt door mensen met een visuele beperking. Dit omvat formaten zoals tekstbestanden (zoals .txt), toegankelijke PDF-documenten en goed gestructureerde Word-documenten.
  • Tekst-naar-spraak: Het is belangrijk dat documenten kunnen worden omgezet in spraak, zodat ze kunnen worden beluisterd door middel van tekst-naar-spraaktechnologie. Dit maakt het mogelijk om de inhoud van documenten auditief te verkennen en te begrijpen.
  • Braille-indeling: Voor personen die braille gebruiken, moeten documenten afgedrukt kunnen worden in braille via een brailleprinter.
  • Alternatieve tekst voor afbeeldingen: Als documenten afbeeldingen bevatten, moeten deze zijn voorzien van alternatieve tekstbeschrijvingen, zodat de inhoud van de afbeeldingen kan worden begrepen door schermlezers en andere hulpmiddelen.
  • Documentstructuur: Documenten moeten goed gestructureerd zijn met duidelijke koppen, titels, lijsten en alinea’s om de navigatie te vergemakkelijken. Het gebruik van stijlelementen zoals kopstijlen in Word-documenten is van groot belang.
  • Toegankelijke documentopslag: Documenten moeten worden opgeslagen in toegankelijke mappen en opslagsystemen die gemakkelijk kunnen worden beheerd en doorzocht.

Oplossingen en aanpassingen

Gelukkig zijn er verschillende oplossingen, aanpassingen en tips die blinden en slechtzienden kunnen helpen bij het succesvol klasseren van documenten:

Optische karakterherkenning (OCR)

Dankzij OCR-software zoals bijvoorbeeld ABBYY FineReader en OmniPage kunnen visuele gehandicapte personen gedrukte tekst omzetten in gesproken vorm of braille. OCR-apps op hun computers of smartphone scannen tekst in en zetten deze om, waardoor het mogelijk is documenten te lezen en herkennen. Er zijn ook OCR-programma’s die handgeschreven tekst kunnen omzetten in digitale tekst, wat nuttig kan zijn bij het lezen van documenten met handschrift.

Tactiele hulpmiddelen

Tactiele hulpmiddelen spelen een essentiële rol bij het toegankelijk maken en organiseren van documenten voor mensen met een visuele beperking. Deze hulpmiddelen zijn ontworpen om informatie op een tastbare manier over te brengen, waardoor gebruikers met hun tastzin documenten kunnen herkennen, begrijpen en organiseren. Hier is een gedetailleerde uitleg van tactiele hulpmiddelen en enkele voorbeelden:

Wat zijn tactiele hulpmiddelen?

Tactiele hulpmiddelen zijn fysieke hulpmiddelen die informatie in een tastbare vorm presenteren. Ze helpen blinden en slechtzienden bij het herkennen, organiseren en begrijpen van objecten en documenten. Deze hulpmiddelen maken gebruik van verschillende tactiele prikkels, zoals verhoogde markeringen, reliëfstructuren en braille, om informatie over te brengen.

Voorbeelden van tactiele hulpmiddelen voor documentorganisatie

  1. Braille-etiketten: Braille-etiketten zijn stickers met braillemarkeringen die op mappen, dozen of documenten kunnen worden geplaatst. Deze etiketten bevatten brailletekens die informatie verschaffen over de inhoud van het object. Bijvoorbeeld, een map met belastingdocumenten kan een braille-etiket hebben met de tekst “Belastingen 2023” in braille.
  2. Verhoogde markeringen: Verhoogde markeringen zijn tastbare, voelbare markeringen die op belangrijke punten of knoppen kunnen worden geplaatst. Ze worden vaak gebruikt op toetsenborden, afstandsbedieningen en andere apparaten om belangrijke functies te herkennen. Op mappen kunnen verhoogde markeringen worden gebruikt om specifieke categorieën of afdelingen aan te duiden.
  3. Reliëfstructuur: Reliëfstructuren zijn driedimensionale vormen en texturen die informatie overbrengen door middel van tastzin. Ze kunnen worden gebruikt om diagrammen, kaarten of grafieken te creëren, zodat gebruikers de informatie kunnen “voelen” en herkennen. Bijvoorbeeld, een reliëfkaart van een gebied kan belangrijke kenmerken zoals wegen, rivieren en gebouwen weergeven.
  4. Tactiele lijnen en punten: Tactiele lijnen en punten kunnen worden gebruikt om paden, routes of grenzen aan te geven. Ze kunnen handig zijn bij het markeren van specifieke locaties op een document of bij het creëren van een tactiele kaart.

Hoe worden tactiele hulpmiddelen gebruikt voor documentorganisatie?

Bij het organiseren van documenten gebruiken mensen met een visuele beperking tactiele hulpmiddelen om mappen en documenten te labelen en te categoriseren. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe deze hulpmiddelen worden gebruikt:

  • Een persoon kan een map met belangrijke medische documenten hebben en deze labelen met een braille-etiket waarop staat “Medische Records.”
  • Verhoogde markeringen kunnen worden gebruikt om de start- en stopknoppen op een recorder te herkennen, zodat iemand gemakkelijk opnames kan maken en stoppen.
  • Tactiele lijnen en punten kunnen worden gebruikt op een tactiele kaart die de indeling van een kantoor weergeeft, zodat een persoon zelfstandig zijn weg kan vinden.

Tactiele hulpmiddelen dragen bij aan de autonomie en de mogelijkheid voor mensen met visuele beperkingen om hun documenten te organiseren en toegankelijk te maken. Ze bieden tastbare informatie waardoor de gebruiker zelfstandig kan werken en efficiënt informatie kan herkennen en beheren.

Spraakherkenningssoftware

Dankzij spraakherkenningssoftware kunnen blinde en slechtziende personen gesproken opdrachten gebruiken om bestanden en mappen te organiseren. Ze kunnen spraakopdrachten geven om documenten te openen, te verplaatsen of te hernoemen.

Voorbeelden van spraakherkenningssoftware

Hier zijn enkele voorbeelden van spraakherkenningssoftware die blinden en slechtzienden kunnen gebruiken voor het organiseren van bestanden en mappen, evenals algemene computertaken:

  1. Dragon NaturallySpeaking: Dragon NaturallySpeaking, nu bekend als Dragon Professional Individual, is een toonaangevende spraakherkenningssoftware voor Windows-pc’s. Gebruikers kunnen hierdoor spraakopdrachten geven voor tekstinvoer, bestandsbeheer, e-mail en meer. Deze software wordt vaak gebruikt voor professioneel gebruik.
  2. Windows Speech Recognition: Windows-besturingssystemen bevatten ingebouwde spraakherkenningstechnologie. Gebruikers kunnen deze functie inschakelen en aanpassen om met spraakopdrachten bestanden en mappen te beheren, internet te browsen en andere taken uit te voeren.
  3. Apple VoiceOver: Voor Mac-gebruikers is Apple’s VoiceOver een ingebouwde screenreader met spraakherkenningsopties. Hiermee kunnen gebruikers bestanden en mappen beheren, tekst dicteren en algemene taken uitvoeren via spraakopdrachten.
  4. NVDA (NonVisual Desktop Access): NVDA is een gratis, open-source screenreader voor Windows. Hoewel het geen specifieke spraakherkenningssoftware is, werkt het goed in combinatie met andere software zoals Dragon NaturallySpeaking om spraakgestuurde taken uit te voeren.
  5. JAWS (Job Access With Speech): JAWS is een krachtige en veelgebruikte screenreader voor Windows. Hoewel het zich primair richt op het toegankelijk maken van het scherm voor blinden en slechtzienden, kan het ook worden gebruikt in combinatie met spraakherkenningssoftware voor uitgebreidere spraakgestuurde functionaliteit.

Voorbeelden van spraakopdrachten

Hier volgen enkele voorbeelden van spraakopdrachten die blinden en slechtzienden kunnen gebruiken met spraakherkenningssoftware om bestanden en mappen te organiseren:

  1. Bestand openen: “Open Document [naam van het document].”
  2. Bestand verplaatsen: “Verplaats [naam van het document] naar [naam van de map].”
  3. Bestand kopiëren: “Kopieer [naam van het document] naar [naam van de map].”
  4. Bestand hernoemen: “Hernoem [oude bestandsnaam] naar [nieuwe bestandsnaam].”
  5. Map maken: “Maak een nieuwe map met de naam [naam van de map].”
  6. Map verwijderen: “Verwijder de map [naam van de map] en alle inhoud.”
  7. Bestand zoeken: “Zoek [naam van het document] in [mapnaam].”
  8. Bestand afdrukken: “Druk [naam van het document] af.”
  9. Bestand delen: “Deel [naam van het document] met [naam van de persoon of e-mailadres].”
  10. Bestandseigenschappen: “Toon eigenschappen van [naam van het document].”

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van spraakopdrachten die kunnen worden gebruikt. Moderne spraakherkenningssoftware, zoals Dragon NaturallySpeaking en Microsoft’s ingebouwde spraakherkenning, bieden uitgebreide mogelijkheden voor spraakgestuurd bestandsbeheer en kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van de gebruiker. Blinde en slechtziende gebruikers kunnen hierdoor efficiënt en nauwkeurig met hun computer werken zonder afhankelijk te zijn van visuele feedback.

Kleurcodering en textuurmarkeringen

Kleurcodering en textuurmarkeringen zijn effectieve tactiele en visuele strategieën die kunnen worden gebruikt om mappen en documenten te organiseren en te herkennen. Ze bieden een praktische en intuïtieve manier om informatie snel te categoriseren en te onderscheiden. Hier is een diepere uitleg met voorbeelden van hoe kleurcodering en textuurmarkeringen kunnen worden ingezet:

Kleurcodering

Kleurcodering houdt in dat je verschillende kleuren gebruikt om verschillende categorieën of soorten documenten te onderscheiden. Dit is vooral handig voor mensen met een visuele beperking als er ook tactiele markeringen zijn.

Voorbeeld:

  • Financiële documenten: Alle financiële documenten, zoals bankafschriften en belastingaangiften, kunnen worden gemarkeerd met een groene kleur. Dit maakt het gemakkelijk om financiële informatie snel te herkennen en te onderscheiden van andere documenten.
  • Medische documenten: Documenten met betrekking tot de gezondheid, zoals medische rapporten en voorschriften, kunnen worden gemarkeerd met een rode kleur. Dit biedt een duidelijke visuele en tactiele indicatie dat het om medische informatie gaat.

Textuurmarkeringen

Textuurmarkeringen omvatten het gebruik van verschillende tactiele texturen of patronen om documenten te onderscheiden. Deze tactiele variaties kunnen worden gevoeld met de vingers en dienen als aanvulling op kleurcodering voor slechtziende personen.

Voorbeeld:

  • Belangrijke contracten: Documenten zoals contracten, overeenkomsten of juridische documenten kunnen worden gemarkeerd met een gladde textuur, zoals een glad oppervlak of een reliëfpatroon. Dit kan fungeren als een tactiele indicator voor belangrijke zakelijke of juridische documenten.
  • Persoonlijke correspondentie: Voor persoonlijke brieven en correspondentie kan een zacht reliëfpatroon, zoals kleine stippen of golven, worden gebruikt als tactiele markering. Hierdoor kunnen mensen met een visuele handicap hun persoonlijke post onderscheiden van zakelijke documenten.

Hoe worden kleurcodering en textuurmarkeringen gebruikt voor documentorganisatie?

  • Mappen labelen: Mappen kunnen worden voorzien van kleurcodes en textuurmarkeringen om aan te geven welk type documenten ze bevatten. Een map met financiële documenten kan bijvoorbeeld een groene kleur hebben en een glad oppervlak als textuurmarkering.
  • Documentranden en tabbladen: Documenten zelf kunnen aan de randen of met behulp van tabbladen worden gemarkeerd met kleurcodes en textuurmarkeringen. Dit vergemakkelijkt het snel bladeren door documenten in een map.
  • Opbergdozen en archiefkasten: Archiefdozen en archiefkasten kunnen worden gelabeld met kleurcodering en textuurmarkeringen om het opbergen en terugvinden van documenten te vergemakkelijken.

Digitale organisatietools

Digitale organisatietools vormen een krachtige hulpbron voor mensen met een visuele beperking bij het organiseren, toegankelijk maken en beheren van elektronische documenten en bestanden. Deze tools bieden vaak diverse functionaliteiten, waaronder tekst-naar-spraak en vergrotingsmogelijkheden, om documenten toegankelijker te maken.

Wat zijn digitale organisatietools?

Digitale organisatietools zijn softwaretoepassingen die zijn ontworpen om de elektronische documenten en bestanden van gebruikers te beheren, te ordenen en toegankelijk te maken. Ze zijn specifiek aangepast aan de behoeften van mensen met een visuele beperking en bieden vaak verschillende functies om documenten te lezen, organiseren en markeren.

Voorbeelden van digitale organisatietools:

  1. Schermuitleesprogramma’s (screenreaders): Screenreaders zijn softwaretoepassingen die tekst op een computerscherm omzetten in gesproken woorden. Dankzij deze tools kunnen mensen met een visuele beperking elektronische documenten beluisteren en begrijpen.Voorbeeld: JAWS (Job Access With Speech) is een bekende schermlezer die wordt gebruikt om tekst op het scherm voor te lezen.
  2. Vergrotingssoftware: Vergrotingssoftware vergroot tekst en afbeeldingen op het computerscherm, waardoor ze gemakkelijker kunnen worden gelezen en herkend.Voorbeeld: ZoomText is een populaire vergrotingssoftware die tekst en afbeeldingen kan vergroten en aanpassen aan de behoeften van de gebruiker.
  3. Bestandsbeheersoftware: Bestandsbeheersoftware organiseert elektronische documenten in mappen en submappen, waardoor gebruikers hun bestanden gemakkelijk kunnen vinden en beheren.Voorbeeld: Microsoft OneDrive is een cloudgebaseerde bestandsbeheerservice waarmee gebruikers documenten kunnen organiseren en delen.
  4. Tekst-naar-spraaksoftware: Tekst-naar-spraaksoftware zet geschreven tekst om in gesproken woorden en biedt aanpassingsmogelijkheden zoals snelheid en stemkeuze.Voorbeeld: NVDA (NonVisual Desktop Access) is een gratis en open-source tekst-naar-spraaksoftware die veel functies biedt.

Hoe worden digitale organisatietools gebruikt voor documentorganisatie?

  • Bestandsbeheer: Met behulp van bestandsbeheersoftware kunnen gebruikers documenten organiseren in mappen en deze gemakkelijk terugvinden en openen.
  • Toegankelijk lezen: Schermlezers en tekst-naar-spraaksoftware maken het mogelijk om elektronische documenten te lezen en te begrijpen, zelfs als ze visueel niet toegankelijk zijn.
  • Vergroting: Vergrotingssoftware vergroot de tekst en afbeeldingen op het scherm, waardoor ze beter kunnen worden herkend en begrepen.
  • Markeren en notities maken: Dankzij sommige digitale organisatietools kunnen gebruikers in documenten markeren, notities toevoegen en aantekeningen maken voor een betere organisatie en begrip.

Tips, adviezen en aandachtspunten

  • Organiseer regelmatig: Het is belangrijk om regelmatig de tijd te nemen om documenten te klasseren om ophoping te voorkomen.
  • Gebruik duidelijke en consistente labels: Zorg ervoor dat mappen en documenten duidelijk en consistent zijn gelabeld om verwarring te voorkomen.
  • Vraag om hulp indien nodig: Aarzel niet om hulp te vragen van vrienden, familie of collega’s bij het klasseren van documenten, vooral als ze fysiek of digitaal ontoegankelijk zijn. Samenwerking kan het proces vereenvoudigen.

Meer informatie

Deel dit:
Advertenties

  1. Tips voor samenwerken met een collega met een visuele beperking17-10-2023 06:10:43
  2. Presentaties verzorgen als je blind of slechtziend bent22-09-2023 04:09:40
  3. Documenten klasseren door blinden en slechtzienden20-09-2023 11:09:59
  4. Tips voor live en online vergaderingen met blinden en slechtzienden17-09-2023 06:09:29
  5. Inclusieve werkomgeving voor blinden en slechtzienden29-08-2023 05:08:38
  6. Meld ik mijn visuele beperking als ik ga solliciteren?16-08-2023 06:08:20
  7. Slechtziend en werken aan een beeldscherm14-08-2023 06:08:51
  8. Blind of slechtziend: Energie en balansvermogen in je werk02-08-2023 10:08:22

Laatst bijgewerkt op 28 oktober 2023 – 11:40